ProcessStep^® un marco de referencia para

el modelado de procesos

 

ProcessStep es la metodología que define y documenta los procesos de negocios e identifica áreas de mejora o bien oportunidades para introducir mejores prácticas a su organización.

La metodología resulta en información detallada de procesos que es extraída y desarrollada de manera interactiva a través de un juego de roles. La información es grabada y presentada en un formato amigable que provee una descripción detallada de cada proceso.

La metodología ProcessStep es documentada como el Cuerpo de Información de ProcessStep (PBI por sus siglas en inglés), el cual contiene:

     Un mapa de procesos mostrando paso a paso qué hacer para definir y documentar procesos de negocios que a la vez identifiquen áreas de mejora en el desempeño.

     Documentos en MS-Word® que detallan cómo debe ser desarrollado cada paso (información central)

     Información adicional en formato tipo  aprenda más en MS Word®, proporcionan información con mayor profundidad y que es referenciada en la información de cómo hacer proporcionada en los documentos paso a paso.

     Formatos y plantillas que habilitarán al usuario a ejecutar cada paso de manera efectiva.

     Ejemplos para ilustrar el uso de estos formatos y plantillas.

 

El PBI está disponible en tres modalidades:

 

     Básico (Azul): Produce información paso a paso para el mapeo de procesos en un flujo, describiendo las actividades que son necesarias. ProcessStep Azul es la referencia rápida para el mapeo de procesos que comprende un flujo de trabajo en forma visual.

 

     Detalle para ejecución ágil (Plata): Este es un flujo acelerado, mostrando la manera más rápida de definir procesos y soportada por la información central correspondiente. Secciones de conozca más, formatos y ejemplos para cada paso en la modalidad de ejecución ágil (fast track)

 

     ProcessStep Detallado (Oro): Provee la misma información paso a paso que la opción azul, pero esta es mejorada y detallada con información central, secciones conozca más, formatos y ejemplos para cada uno de los pasos.

 

 

 ProcessStep

·        Usa talleres interactivos que extraen información de los actores de cada proceso (operadores) a través de un foro para compartir y desafiar de modo que se obtengan áreas de mejora y oportunidades para implementar mejores prácticas.

·        Estructura la información en mapas de procesos fáciles de aplicar identificando el “qué hacer”.

·        Detalla el “cómo hacer” de los procesos en una referencia fácil de usar en formato de MS-Word.

·        Define la roles y vías de escalamiento a niveles superiores de la administración.

·        Localiza riesgos, controles y áreas de ruptura del proceso.

·        Identifica áreas de mejora y define y establece los indicadores para la administración del desempeño y para medir el desempeño.

·        Define, calendariza y proporciona “propietarios” para administrar el cambio.

ProcessStep es la herramienta con la cual:

·         Definir un proyecto de documentación y mejora de procesos

·         Documentar los procesos existentes

·         Desarrollar nuevos procesos que alcance resultados específicos

·         Clarificar roles donde existen muchos involucrados (por ejemplo, participantes internos o externos) contribuyendo en el proceso.

·         Revisar los roles en una entidad que está iniciando un programa de desarrollo de su estructura organizacional.

·         Identificar las áreas de riesgo de un proceso y definir acciones para manejarlos de la mejor manera.

·         Mejorar el desempeño del proceso y sus resultados.

·         Crear, mejorar o mantener procesos como pate de la administración del cambio en cualquier ambiente en donde la gente desarrolle actividades con el fin de obtener un resultado

·         Definir la carga de trabajo de los distintos participantes como parte de la estructura organizacional.

·         Aplicar la administración efectiva de procesos, dado que ProcessStep:

o       Determina propiedad de los procesos de negocio.

o       Facilita la formación en la disciplina de procesos.

o       Asegura que la alta dirección esté involucrada.

o       Identifica procesos visionarios y futuristas y convierte las ideas en pasos concretos de acción

o       Establece múltiples niveles de gobernabilidad del proceso.

ProcessStep provoca la implementación en fases, dosificando el cambio organizacional y en consecuencia reduciendo el riesgo inherente a un proyecto de esta naturaleza. El Cuerpo de Información de Procesos está organizado de forma que habilita distintas versiones de liberación,  cada una comprende información que permitirá al usuario aplicar ProcessStep en la modalidad de “unidades independientes”, en otras palabras, cada versión contendrá información que puede ser usada como un cuerpo de información auto contenido o bien ser usado de forma complementaria a versiones anteriores.

La primera versión del PBI se enfoca en:

Fase de documentación y mejora del proceso: La cual consiste en llevar a cabo las siguientes etapas.

La etapa de evaluación: Donde el usuario valora su requerimiento y el nivel de detalle de información que requiere de ProcessStep.

La etapa de Definición, planeación y activación: Guía al usuario a través de los pasos para definir el proyecto, el plan de trabajo y la activación con el cliente.

La etapa de mapeo de procesos: En donde los procesos son identificados y posicionados en contexto de la entidad cliente y cada proceso, en orden de prioridad, es definido (si es nuevo) o registrado “como está” (si es un proceso existente) en un mapa de procesos paso a paso de lo que se necesita hacer para alcanzar el resultado deseado. A través de talleres interactivos, cada proceso es conducido a través de una transformación para ser mejorado, considerando las mejores prácticas. La implementación es dirigida a través de Listas de Acción que son previamente acordadas y asignadas a participantes clave dentro de las sesiones del taller.

Las  versiones subsecuentes de ProcessStep incluyen las siguientes etapas:

La etapa de desarrollo del libro: En donde el mapa de procesos, describiendo lo que hay que hacer es detallado en información paso a paso.

La etapa de aplicación de la dirección: En donde el mapa de proceso forma la base para identificar aspectos específicos de mejora y transformación.

La etapa del libro de trabajo: que provee formatos que ayudan a dar seguimiento a cada paso del proceso en instancias en donde los procesos requieren registrar su progreso o dejar evidencias auditables.

·        Fase de pruebas: Donde los mapas de procesos, libros (si son relevantes),  cuadernos de trabajo (idem) y transformación del negocio es probada y actualizada como sea necesario en preparación de la implementación

·        Fase de implementación: Donde el equipo ProcessStep toma un rol de soporte, la naturaleza de su participación es validar que la implementación esté alineada con lo que se acordó inicialmente en las fases anteriores y en función de ello, hacer los cambios que sean necesarios para garantizarlo. 

·        Fase de evaluación: Que asegura que el trabajo que está siendo implementado es continuamente validado y comparado contra la estrategia de la entidad y contra el desempeño objetivo que se está buscando.

·        Fase de Revisión de la alineación y la visión: En donde la visión de la entidad puede ser re-expresada en función de la evolución derivada del proceso y se planean los cambios futuros. Esto da inicio al ciclo ProcessStep iniciando con la fase 1 nuevamente.

Para la totalidad del PBI en una típica aplicación de ProcessStep, el nivel de esfuerzo del equipo de ProcessStep en relación con las operaciones cotidianas del cliente, puede ilustrarse de la siguiente forma: