Acta de Proyecto – Antes de empezar un proyecto es
importante conocer todos los objetivos del mismo, el alcance, los entregables,
los riesgos, los supuestos, el organigrama del proyecto, etc. El Acta de
Proyecto es el documento que contiene esta información relevante. El gerente de
proyecto es responsable de la elaboración del Acta de Proyecto. El documento
debe ser aprobado por el patrocinador para asentar que el gerente de proyecto y
el patrocinador están de acuerdo en estos importantes aspectos del proyecto.
Actividad – Para los propósitos del proceso de
Dirección de Proyectos TenStep ®, una actividad es la
unidad de trabajo más pequeña identificada en el cronograma del proyecto. (En
otras metodologías, la actividad puede ser dividida aún más en tareas).
Acuerdo de nivel de servicio (ANS) – El ANS es un acuerdo respecto al
nivel de servicio medible entre el proveedor del mismo y quien lo recibe.
Alcance – El
alcance es la forma en que describimos los límites y entregables del proyecto.
Define lo que el proyecto va a entregar y qué no va a entregar. Para proyectos
grandes, puede incluir las organizaciones y transacciones afectadas, los tipos
de datos incluidos, etc. Para mayor información véase la sección 5.0.1
Definición del alcance.
Cliente – Es la persona
o grupo que es beneficiario directo del proyecto o servicio. Son las personas
para quienes el proyecto esta siendo llevado a cabo (probablemente los
beneficiarios indirectos son los grupos de interés). Si las personas o grupos
están dentro de la compañía, el proceso TenStep se
refiere a ellos como "clientes". Si son externos, el proceso TenStep se refiere a ellos como "clientes".
Ciclo de Vida – Este
término se refiere al proceso utilizado para desarrollar y dar soporte a los
entregables producidos en el proyecto. (Ya que cada proyecto tiene fecha de
inicio y de fin, el soporte a largo plazo de una solución se lleva a cabo
después de que el proyecto ha sido completado.) Para el desarrollo de software,
el ciclo de vida completo puede consistir de planificación, análisis, diseño,
construcción / prueba, implantación y suporte.
Comité directivo - El comité directivo es un grupo de grupos
de interés de cierto nivel que son responsables de orientar la dirección de la
estrategia total. No toman el lugar del patrocinador, pero contribuyen a
difundir retroalimentación estratégica y a promover su aceptación en grandes
porciones de la organización. El comité directivo usualmente se compone de
parejas organizacionales y es una combinación de clientes directos y grupos de
interés indirectos.
Cronograma – El cronograma del proyecto nos dice
“cómo” completar el proyecto. Describe las actividades requeridas,
la secuencia del trabajo, quien está asignado al trabajo, un estimado de cuanto
esfuerzo se requiere, cual es la fecha en que se debe terminar el trabajo y
otra información de interés para el gerente de proyecto. El cronograma permite
al gerente de proyecto identificar el trabajo requerido para completar el
proyecto y también le permite monitorear el trabajo para determinar si el
proyecto está conforme al cronograma.
Entregable – El
entregable es cualquier resultado tangible que se produce en el proyecto. Éstos
pueden ser documentos, planes, sistemas computacionales, edificios, aeronaves,
etc. Los entregables internos son producidos como resultado de la ejecución del
proyecto y usualmente solo los requiere el equipo de proyecto. Los entregables
externos son aquellos que se elaboran para los clientes y grupos de interés.
Equipo de proyecto - El equipo de
proyecto consiste en recursos de trabajo asignados a trabajo de entregables del
proyecto tiempo completo y medio tiempo. Sus responsabilidades son:
·
Comprender el
trabajo que ha de ser completado
·
Planificar las
actividades asignadas con más detalle si es necesario
·
Completar el
trabajo asignado dentro del presupuesto, línea de tiempo y calidad de las
expectativas
·
Informar al
gerente de proyecto lo relacionado a incidentes, alcance cambios, riesgo y
calidad
·
Comunicar de
manera proactiva el avance y la gestión de expectativas
El equipo de proyecto puede consistir de recursos humanos dentro una
organización funcional o puede también consistir de miembros de diferentes
organizaciones funcionales. El equipo funcional entrecruzado tiene miembros de
múltiples organizaciones. Generalmente el tener un equipo funcional
entrecruzado es un signo de que la organización está utilizando una gestión
matricial.
Estándar – Se requiere de un enfoque estándar para
conducir una actividad o tarea, para utilizar un producto, etc. Muchas veces el
estándar es la mejor práctica que debe ser seguida para tener mejores
posibilidades de éxito total.
Factor crítico
de éxito – El factor crítico de éxito es cualquier evento que debe
ocurrir para que el proyecto cumpla con sus metas y objetivos.
Fase de proyecto – La
fase de proyecto es un grupo lógico de trabajo de gran importancia en un
proyecto. La fase también representa la terminación de un entregable relevante
o de un conjunto de entregables relacionados. Las fases lógicas de un proyecto
de desarrollo de IS pueden ser planificación, análisis, diseño, construcción
(incluyendo las pruebas) e implantación.
Gerente funcional - El gerente
funcional es la persona a la que nos reportamos dentro de una organización
funcional. Generalmente es la persona que revisa nuestro desempeño. El gerente
de proyecto puede también ser el gerente funcional, aunque esto no es
requisito. Si el gerente de proyecto es diferente del gerente funcional, la
organización probablemente está utilizando una estructura matricial.
Gerente de programa - Persona
con autoridad para gestionar un programa. (Hay que notar que esto es un rol).
El gerente de programa puede también ser responsable de uno o más proyectos
dentro del programa, siendo gerente de proyecto y gerente del programa total).
El gerente de programa dirige la planificación total y la gestión del programa.
Todos los gerentes de proyecto dentro del programa se reportan con el gerente
del programa.
Gerente de proyecto –
Es la persona con autoridad para gestionar un proyecto. Esto incluye dirigir la
planificación y el desarrollo de todos los entregables del proyecto. El gerente
de proyecto es responsable de gestionar el presupuesto, el cronograma y el plan
de Dirección del Proyecto (gestión del alcance, incidentes, riesgo, etc.). Para
mayor información véase la sección 1.0.2 Rol del gerente de proyecto.
Gráfica de Gantt – La gráfica de Gantt
es una gráfica de barras que describe actividades como bloques temporales. El
inicio y final del bloque corresponde a las fechas de inicio y fin de la
actividad.
Grupos de interés – Son
personas específicas o grupos que tienen interés en el resultado del proyecto.
Normalmente los grupos de interés provienen desde dentro de la compañía y
pueden incluir clientes internos, a la dirección, empleados, administradores,
etc. El proyecto puede también tener grupos de interés externos, incluyendo
proveedores, inversionistas, grupos comunitarios y organizaciones
gubernamentales.
Hito – El hito es un evento del
cronograma que significa la finalización de un entregable o conjunto de
entregables relacionados relevantes. El hito por definición tiene una duración
de cero y no tiene esfuerzo. No hay trabajo relacionado con un hito. Es una
bandera en el cronograma para significar que algunos otros trabajo han sido
completados. Usualmente un hito es utilizado como control del proyecto para
validar la forma en que avanza el proyecto y revalidar el trabajo restante. La
dirección también los utiliza como impresiones de alto para validar el avance
del proyecto. En muchos casos hay una decisión que necesita ser tomada en el
hito. Los hitos no se basan en el calendario. Usualmente se basan en la
terminación de uno o más entregables.
Incidente – El
incidente es un problema relevante que va a impedir el avance del proyecto y no
puede ser resuelto por el gerente y equipo del proyecto sin ayuda externa.
Objetivo – Es una
declaración concreta que describe lo que el proyecto trata de lograr. El
objetivo debe ser escrito a bajo nivel, de manera que pueda ser evaluado al
final del proyecto para ver si se logro o no. Un objetivo bien redactado será Específico, Medible, Obtenible, Realista y Ubicable temporalmente. Para mayor
información véase la sección 1.3.1 Definición del trabajo / Metas y Objetivos.
Programa - Un programa es
la estructura de sombrilla establecida para gestionar una serie de proyectos
relacionados. El programa no produce ningún entregable del proyecto, el equipo
de proyectos los produce todos. El propósito del programa es proporcionar la
dirección y orientación, asegurarnos que los proyectos relacionados se están
comunicando de manera efectiva, proporcionar un punto central de contacto y
enfocarlo para el cliente y el equipo de proyectos y determinar cómo se deben
definir los proyectos individuales para asegurarnos que todo el se complete de
manera exitosa.
Patrocinador (Patrocinador
ejecutivo y patrocinador del proyecto) – Es la persona que tiene la
autoridad más alta en el proyecto. El patrocinador ejecutivo proporciona al
proyecto fondos, resuelve incidentes y cambios de alcance, aprueba entregables
relevantes y proporciona cierto nivel de dirección. También defiende el
proyecto dentro de su organización. Dependiendo del proyecto y del nivel
organizacional, el patrocinador ejecutivo puede delegar la gestión táctica
cotidiana a un patrocinador del proyecto. Si se asigna, el patrocinador del
proyecto representa cotidianamente al patrocinador ejecutivo y toma la mayoría
de las decisiones que requieran de la aprobación del patrocinador. Si la
decisión es muy relevante, el patrocinador del proyecto la va a turnar al
patrocinador ejecutivo.
Plantilla – Las plantillas son formatos
preexistentes que incluyen texto estándar y espacios para ser llenados con
información estándar. Las plantillas ahorran tiempo ya que cada persona no
tiene que crear el formato de un documento por sí misma. Las plantillas también
permiten presentar información con formatos estandarizados y reconocibles para
el lector.
Proyecto – Los
proyectos son una forma de estructurar el trabajo para completar el conjunto de
entregables. El proyecto tiene fecha de inicio y terminación específica,
objetivos específicos y recursos específicos asignados para llevar a cabo el
trabajo. El gerente de proyecto tiene completa responsabilidad y autoridad sobre
el proyecto. Cuando los objetivos son cumplidos, el proyecto es considerado
completo. Para mayor información véase la sección 1.0.1 ¿Qué es un proyecto?
Requisitos – Los requisitos son descripciones de
como debe actuar, presentarse o ejecutarse un producto o servicio. Los
requisitos generalmente se refieren a características y funciones de los
entregables que estamos elaborando en el proyecto. Los requisitos son
considerados parte del alcance del proyecto. El nivel del alcance se define en
el Acta de Proyecto. Los requisitos forman el alcance detallado. Después de que
son aprobados, pueden ser cambiados a través del proceso de gestión de cambio
de alcance.
Restricciones – Las
restricciones son limitaciones que están fuera de control del equipo del proyecto
y necesitan ser gestionadas. No son necesariamente problemas. No son riesgos ya
que tienen el 100% de probabilidad de ocurrir (los riesgos tienen una
probabilidad de ocurrencia pero menos del 100%). Sin embargo, el gerente de
proyecto debe estar conciente de las restricciones ya que éstas se refieren a
las limitaciones que el proyecto debe ejecutar dentro del mismo. Las
restricciones de fechas por ejemplo, implican que ciertos eventos (quizás al
final del proyecto) deben ocurrir en ciertas fechas. Los recursos están casi
siempre restringidos ya que no están disponibles de manera ilimitada. Por
ejemplo, una vez que el presupuesto del proyecto ha sido establecido, éste se
convierte en una restricción a la cual nos debemos sujetar por el resto del
proyecto.
Riesgo - Puede haber
circunstancias o eventos externos que no
deberían ocurrir para que el proyecto sea exitoso. Si la combinación de la
probabilidad de ocurrencia y el impacto para el proyecto no son aceptables,
esto constituiría un riesgo. (Contrastar con la definición de supuesto). El
identificar algo como riesgo aumenta su visibilidad y permite la implantación
de un plan proactivo de gestión de riesgos.
Ruta crítica – Es la
secuencia de actividades que debe ser completada de acuerdo con el cronograma a
tiempo en todo el proyecto. Es la vía de mayor duración a lo largo del
cronograma. Si una actividad en la ruta crítica es retrasada por un día, todo
el proyecto será retrasado por un día (a menos que otra actividad de la ruta
crítica pueda ser acelerada por un día).
Supuesto - Puede haber
circunstancias o eventos externos que deben ocurrir para que el proyecto sea
exitoso. Si consideramos aceptable la combinación de la probabilidad de
ocurrencia y el impacto al proyecto, esto sería un supuesto (en contraste con
la definición de riesgo).
