3.0.P1
Si se han seguido los pasos 1 y 2 del proceso TenStep, ya se ha creado el acta del proyecto, el
cronograma y presupuesto. Ahora debemos gestionar el cronograma y el
presupuesto y asegurarnos que el proyecto concluya de acuerdo al cronograma y
dentro del presupuesto.
Nunca se podrá aspirar a ser un buen Gerente del
Proyecto si no mantenemos actualizado el cronograma. Es necesario recordar que
el cronograma sólo es un entregable. Describe el trabajo que debe ocurrir, el
orden en que debe realizarse, el esfuerzo requerido, los recursos que han sido
asignados, etc. Gestionar el cronograma significa que comprendemos el trabajo
que se debe completar, quien está asignado a él, cuando se debe concluir, etc.
El cronograma debe representar nuestro mejor pronóstico
de cómo completar el trabajo que aún queda en cualquier punto en particular.
Entre más complejo es el proyecto, mayores serán los requerimientos de cambio
en ese “mejor-pronóstico” conforme pase el tiempo. Por esta razón,
la gestión del cronograma del proyecto es una habilidad tan importante en
Dirección de Proyectos. El Gerente del Proyecto debe evaluar el cronograma de
manera continua (usualmente cada semana), y determinar el estado actual del
proyecto. Con base en esa evaluación y en el entendimiento del trabajo que
falta por hacer, se debe replantear el curso de acción que permita que el
trabajo sea concluido de acuerdo al presupuesto y a la fecha establecida.
La mayoría de las veces, el cronograma necesitará
ser revisado semanalmente. Durante esta revisión, el Gerente del Proyecto
actualiza el cronograma con el estado actual del trabajo que ha sido concluido
o se encuentra en progreso. El trabajo restante debe ser valorado para
identificar si el proyecto será concluido dentro del esfuerzo, costo y duración
establecidos. Si así es, el proyecto está en buena forma. En caso contrario,
será necesario que el líder de proyecto tome acciones correctivas.
De todas las habilidades requeridas para
administrar un proyecto, la gestión del cronograma es quizás la más
fundamental. Dependiendo de la dinámica del proyecto, el líder puede estar en
una posición que requiera usar constantemente su experiencia y creatividad para
poder concluir el proyecto de acuerdo a las expectativas. Una semana el
proyecto puede ir de acuerdo con el cronograma y la siguiente puede que existan
tareas retrasadas y problemas que han surgido. De la misma manera, si una
actividad en la ruta crítica está una semana retrasada, el líder no puede
sentarse a contemplar como todo el proyecto se retrasa una semana. En lugar de
ello, debe evaluar los recursos y opciones disponibles para regresar el
proyecto a lo planificado. Si se es bueno en ello, la gestión del cronograma
puede ser uno de los aspectos más retadores y con mayor recompensa dentro de la
Dirección del Proyecto. Si no se disfruta del trabajo detallado requerido,
puede significar una mayor dificultad para tener éxito como gerente de
proyecto.
3.0.P2 Integrando el proyecto y los procesos de
administración del proyecto
En el paso 1 – Definición del trabajo, no
solo se definen las características del proyecto sino que también se definen el
Plan de Dirección del Proyecto total para la administración del mismo. Esto
incluye los procesos para gestionar el alcance, gestionar los riesgos, gestionar
la comunicación, gestionar la calidad, etc.
Una vez que el proyecto se está ejecutando, todos
esos procesos de gestión se integran en este paso: Gestión del Cronograma y del
Presupuesto. La integración ocurre aquí debido a la filosofía de seguimiento del
proceso TenStep “¡Lo que está en el cronograma
se debe hacer!” En otras palabras, todo el trabajo del proyecto debe
estar incluido en el cronograma, por lo que si una tarea no está incluida en el
plan, no deberá trabajarse en ella.
El
cronograma es el punto focal para la administración del proyecto y todos los
procesos de Dirección del Proyecto están integrados en el cronograma. Se deben
tener actividades y tiempo asignados en el cronograma para comunicar, gestionar
el alcance, actualizar el cronograma y todas las demás actividades de
administración del proyecto. La integración ocurre cuando los procesos de
administración del proyecto se ponen en contacto unos con otros y cuando la
Dirección del Proyecto y las actividades del ciclo de vida del proyecto se
empalman. Considérense los siguientes ejemplos:
·
La solicitud de un gran cambio es aprobada, lo que
da como resultado cambios para incrementar el esfuerzo y el costo. Esta es una
típica integración de la Dirección del Proyecto con el trabajo del ciclo de
vida del proyecto. El impacto se ve reflejado en el cronograma y presupuesto
actualizados.
·
Se identifican riesgos y se crea un plan de gestión
de riesgos para poder manejarlos. Se comunica el plan resultante a todos los
grupos interesados para obtener la retroalimentación necesaria. Esta es la
integración de gestión de riesgos y gestión de la comunicación. Dado
que estas actividades requieren tiempo y esfuerzo, las actividades están en el
cronograma y la integración ocurre en este paso.
·
Se tiene una incidencia de baja calidad. El proceso
de gestión de incidentes se ejecuta y todas las actividades correspondientes
son agregadas al cronograma. Para resolver el problema se decide recolectar más
indicadores y estas actividades son incorporadas al cronograma. El análisis de
los indicadores resulta en cambios a los procesos de trabajo y actividades
adicionales de control de calidad. Esto se comunica a los miembros de la
dirección interesados en el proyecto con el fin de gestionar las expectativas.
Todo este trabajo se deberá reflejar en el cronograma y presupuesto del
proyecto.
Todo el
trabajo del proyecto debe ser reflejado en el cronograma y en el presupuesto.
Por lo tanto, este paso es donde el proyecto se gestiona y controla, y es el
punto en donde todo el ciclo de vida del proyecto y las actividades de la
Dirección del Proyecto son planificadas, ejecutadas,
controladas e integradas.
3.0.P3
Arranque y Cierre del Proyecto
El
cronograma es el punto central de coordinación para gestionar y controlar el
proyecto. Después de que el proyecto es definido y planificado, la ejecución
real del proyecto puede iniciar y se pueden crear los productos del proyecto. A
este trabajo también se le llama ciclo de vida del proyecto. El ciclo de vida
del proyecto esta enmarcado por dos eventos: La junta de proyecto de arranque
para iniciar oficialmente la ejecución del proyecto y el conjunto de
actividades de cierre del proyecto para finalizar oficialmente el mismo. Estos
dos eventos se describen con más detalle en esta sección del Proceso TenStep (véase 3.1.3.1
Arranque del Proyecto y 3.1.3.2 Cierre
del Proyecto).
3.1 Gestión del Cronograma y del
Presupuesto - Proceso
3.2 Gestión del Cronograma y del
Presupuesto – Técnicas
3.3 Gestión del Cronograma y del
Presupuesto - Referencia rápida
