A6.3.P1 Visión General de Six Sigma
Six Sigma se refiere a una filosofía, meta o metodología usada para
reducir el desperdicio y mejorar la calidad, los costos y el tiempo en que se
desarrolla cualquier negocio. Sigma es una letra Griega usada para indicar el
monto de la variación o el nivel de defectos en un producto. (Un defecto es
definido como cualquier cosa que provoca una insatisfacción del cliente o
quejas acerca de las tolerancias aceptadas). Hoy en día, una organización
típica debe estarse desempeñarse en un nivel tres sigma, lo que significa que
experimentan un defecto por cada 16 oportunidades. Esto equivale
aproximadamente a 67,000 defectos por millón de oportunidades. Una compañía con
un desempeño mejor puede ubicarse en un nivel cuatro sigma o un defecto por
cada 160 oportunidades; lo cual no está mal pero continuan existiendo 6,000
defectos por millón. Un nivel de desempeño seis sigma equivale a 3.4 defectos
por millón de oportunidades – no es perfecto, pero se acerca mucho.
En general Six Sigma es una filosofía que proporciona a las organizaciónes
una serie de procesos y herramientas estadísticas que conducen a un incremento
en la rentabilidad y la calidad – ya sea que una compañía produzca bienes
de consumo duradero o servicios. Six Sigma es un proceso de largo plazo que
búsca la mejora continua. Estas mejoras no pueden alcanzarse por la
reestructuración de la empresa o simplemente por gastar grandes cantidades de
dinero. En lugar de ello, la calidad Six Sigma requiere perseverancia, enfoque
y dedicación.
El nivel de calidad Six Sigma puede ser alcanzado a través de la
combinación continua de proyectos sistemáticos y estructurados. Los proyectos
son categorizados en:
·
Proyectos de
procesos transaccionales de negocio, que se extienden a lo largo de la
organización.
·
Proyectos
tradicionales de mejora de calidad que resuelven problemas crónicos y que se
extienden a diversos puntos dentro de una organización.
Una compañía, organización o proyecto que trata de alcanzar un nivel Six
Sigma de calidad, debería de centrarse en el diseño de productos, servicios o
procesos. Los principios Six Sigma pueden ser aplicados a muchas áreas,
incluyendo producción, servicios administrativos o al cliente. Las técnicas Six
Sigma ayudan a disminuir la variabilidad, la cual reduce el número de defectos
y los costos de operación mientras que incrementa la capacidad efectiva. Las
técnicas Six Sigma también pueden ser usadas para mejorar otros aspectos, como
la lealtad de los clientes, que de paso ayuda a la razón de ser de la
organización.
A6.3.P2 Visión General del Proceso
TenStep
La Dirección de Proyectos se refiere
a la definición, planificación y a la gestión y control subsecuentes y
finalmente a la conclusión del proyecto. Es importante reconocer que todos los
proyectos necesitan un nivel de administración. Entre más grande y complejo es
el proyecto, mayor es la necesidad de un proceso formal, estándar y
estructurado. Los proyectos más pequeños aún necesitan un proceso estructurado,
pero no requiere ser tan elaborado o complejo. Obviamente hay un costo asociado
al esfuerzo de Dirección del Proyecto, pero existen gran cantidad de beneficios
que se hacen palpables. Estos beneficios exceden por mucho los costos.
Sin ser una sorpresa, el Proceso TenStep está dividido en 10 pasos- los
primeros dos para la definición y la planificación y los restantes ocho para la
gestión y el control del trabajo.
Estos pasos son los siguientes:
1.0 Definición
del trabajo. El gerente
de proyecto dedica tiempo a la definición del trabajo para asegurar que el
equipo de trabajo y el cliente tengan percepciones comunes de los entregables
del proyecto, los beneficios y el propósito del mismo.
2.0
Integración del Cronograma y del Presupuesto. El cronograma es una herramienta vital
para asegurar que el equipo de proyecto conoce lo que debe hacerse.
3.0
Gestión del Cronograma y del Presupuesto. El cronograma debe mantenerse actualizado y siempre debe
comunicar la cantidad de trabajo restante.
4.0 Gestión de
incidentes. Gran cantidad
de problemas se presentan y son resueltos rápidamente. Sin embargo, un
“incidente” surge cuando un problema se presenta y no puede ser
resuelto por el gerente de proyecto o el equipo de proeycto sin ayuda externa.
5.0 Gestión de
cambio. El alcance
es la forma en que se describen las fronteras del proyecto. El propósito de la
gestión de cambios de alcance es asegurar que el patrocinador (o quién éste
designe), apruebe cualquier cambio que sea solicitado al alcance originalmente
acordado.
6.0
Gestión de la comunicación. La comunicación apropiada en un proyecto es un factor crítico de éxito
para gestionar las expectativas del cliente y de los grupos de interés.
7.0 Gestión del
riesgo. Riesgo se
refiere a condiciones o circunstancias futuras que existen fuera de control del
equipo de proyecto y que en caso de presentarse tendrán un impacto adverso en
el proyecto. Los gerentes de proyecto
exitosos tratarán de resolver problemas potenciales antes de que éstos se
presenten.
8.0
Gestión de Recursos Humanos. Generalmente, entre más largo sea el proyecto se requerirán más recursos
humanos y mayor rigor del gerente del proyecto para adquirir, desarrollar y
gestionar al equipo.
9.0 Gestión de la
calidad. El propósito
del paso de gestión de la calidad es en primer término, entender las
expectativas del cliente en términos de calidad y, entonces, establecer un plan
y un proceso proactivo para alcanzar dichas expectativas.
10.0
Gestión de Indicadores. Los
indicadores son usados para recopilar información cuantitativa que ayude a
soportar la toma de decisiones y para conocer si se están cumpliendo o no las
expectativas.
El Proceso TenStep es usado para administrar proyectos de cualesquier
características y tamaño. Uno de los “pasos” básicos es el proceso
de gestión de la calidad. Las iniciativas de calidad pueden ser establecidas
para proyectos individuales y para la organización entera. Six Sigma es una
filosofía organización específicamente enfocada en la calidad, en ese sentido,
se duplica con una porción del Proceso TenStep.
Generalmente, Six Sigma y el Proceso TenStep son procesos complementarios.
La ejecución de proyectos con un nivel Six Sigma de calidad requieren un
proceso estándar para la
Dirección de Proyectos. El proceso TenStep puede llenar esta
necesidad. Del mismo modo, uno de los diez aspectos del Proceso TenStep está
relacionado con la gestión a un cierto nivel de calidad. Six Sigma podría
proporcionar las bases generales para el paso de gestión de la calidad. Por lo
tanto, una compañía podría implementar el Proceso TenStep como su proceso
general de Dirección de Proyectos. Así como la misma empresa puede también
implementar Six Sigma como su filosofía general de calidad.
En resumen, las compañías no necesitan elegir entre la implantación
de los productos TenStep y Six Sigma. Estas dos metodologías no compiten en el
mismo espacio ya que no llenan las mismas necesidades básicas. En lugar de
ello, las organizaciones pueden usar ambas metodologías de manera
complementaria. El Proceso TenStep para Dirección de Proyectos y Six Sigma para
la toda la filosofía de calidad.
