Existen varios puntos clave en el Modelo del Proceso TenStep.

 

A5.P1. Los “Pasos” no implican un orden secuencial.

 

Es importante recalcar que los diez pasos de la Metodología TenStep, no implican una progresión secuencial. Es verdad que se requiere definir y planificar el proyecto antes de poderlo gestionar. Por ello, los pasos 1.0 y 2.0 deberan estar terminados antes que el resto. Sin embargo, las actividades aplicables en los pasos 3.0 al 10.0 pueden ser realizadas en paralelo.

 

A5.P2. El Paso 3 es clave para la integración.

 

Una vez que el proyecto se esté ejecutando, todos los procesos de Dirección de Proyectos son integrados en el Paso 3.0 Gestión del Cronograma y Presupuesto. La integración sucede en este punto debido a la filosofía preponderante del proceso TenStep de que “¡Lo que está en el cronograma se hace!” En otras palabras, todo el trabajo del proyecto debe ser hecho a tiempo de acuerdo al cronograma y si una actividad no está en el cronograma, no debemos trabajar en ella.

 

El cronograma es el punto focal de la Dirección de Proyectos y todos los procesos de la Dirección de Proyectos están integrados en el cronograma. Debemos tener actividades y tiempo asignado en nuestro cronograma para actividades de comunicación, gestión del alcance, actualización del cronograma y para todas las otras actividades de gestión. La integración ocurre cuando los procesos de Dirección de Proyectos entran en contacto recíproco y cuando la dirección del proyecto y el ciclo de vida se empalman. Vamos a considerar los ejemplos siguientes:

 

·         Se aprueba una solicitud de cambio de alcance de gran tamaño, dando como resultado mayor esfuerzo y costo. Esta es la típica integración de la Dirección de Proyectos con el trabajo del ciclo de vida del proyecto. El impacto se refleja en el cronograma y presupuesto actualizados.

·         Identificamos riesgos y creamos un Plan de Gestión de Riesgos. Comunicamos el Plan de Gestión de Riesgos resultante a todos lo miembros de interés para que nos den su retroalimentación. Esta es una integración de la gestión de riesgos y la gestión de comunicación. Dado que todo este trabajo toma tiempo y esfuerzo, las actividades se encuentran en el cronograma y la integración se da en este paso.

Todo el trabajo del proyecto debe ser reflejado en el cronograma y en el presupuesto. Por lo tanto, este paso es donde el proyecto es gestionado y controlado y es el lugar donde todo el ciclo de vida del proyecto y las actividades de la Dirección del Proyecto son planificadas, ejecutadas, rastreadas e integradas.

 

 

A5.P3 Los pasos más avanzados del Proceso TenStep implican un nivel mas alto de sofisticación

 

Los pasos mas avanzados del Proceso TenStep implican un nivel mas alto de sofisticación. Por ejemplo, los proyectos mas pequeños no necesariamente requieren manejar riesgos (Paso 7.0) dado que éstos tipicamente no generan suficiente riesgo del que tengamos que preocuparnos. Igualmente, el trabajo requerido para definir y gestionar la calidad (Paso 9.0) y gestión de métricas (Paso 10.0), normalmente significa que no se requiere tanto de estas áreas para proyectos pequeños o medianos.

 

 

A5.P4 TenStep No Incluye el Ciclo de Vida del Proyecto

 

La metodología de Dirección de Proyectos es la sombrilla bajo la cual se lleva a cabo el resto del trabajo del proyecto. Hay que recordar que la Dirección de Proyectos facilita que éste sea exitoso auque no representa en sí mismo al proyecto. Nos referimos al trabajo del proyecto como el “ciclo de vida”. Independientemente del tipo de trabajo, el ciclo de vida típicamente sigue un proceso que incluye el análisis, diseño, construcción, prueba e implantación (o alguno de los muchos otros ciclos de vida del proyecto). Aunque reconocemos la importancia de comprender que el proceso necesita producir los entregables del proyecto, esta área es externa al alcance del proceso TenStep. (El ciclo de vida se explica en detalle en la sección Producto LifecycleStep en www.LifecycleStep.com.)

 

A5.P5 TenStep No incluye la obtención detallada de requisitos

 

Algunas metodologías incluyen la obtención de requisitos de negocio como parte del proceso de Dirección de Proyectos. El Proceso de Dirección de Proyectos TenStep incluye suficiente análisis de alto nivel de manera que el Acta del Proyecto pueda ser preparada. No obstante, los requisitos formales de la fase de análisis y negocio se consideran parte del ciclo de vida del proyecto lo cual está fuera del alcance del proceso de Dirección del Proyecto. (Para mayor información sobre la Fase de Análisis, véase la sección de Producto LifecycleStep en www.LifecycleStep.com).

 

 

 

A5.P6 Las adquisiciones son importantes en algunos proyectos, pero no es un “Paso” por separado

 

Algunas metodologías incluyen al trabajo con proveedores y contratistas como una parte clave del proceso de Dirección del Proyecto. En el proceso TenStep, la adquisición es vista como importante, pero no tan importante como los otros procesos definidos en la metodología TenStep. En grandes proyectos, el gerente del proyecto necesita entender más y más acerca de la gestión de adquisiciones y proveedores. Sin embargo, también es cierto que la mayoría de las compañías tienen departamentos especializados en compras y en lo legal que tienden a tener la responsabilidad primaria en la gestión de proveedores.

 

La necesidad de la gestión de adquisiciones y proveedores también depende de su compañía e industria. Los gerentes de proyecto de proyectos de Tecnología de la Información tienden a tener menos responsabilidad en estas áreas. En otras industrias como la construcción, el gerente del proyecto puede tener la responsabilidad total.

 

A5.P7 El proceso de obtención de fondos para el proyecto no se incluye en TenStep

 

Para fines del proceso TenStep se asume que los fondos y el personal necesarios han sido aprobados para el proyecto. Cada organización tiene algún proceso que utiliza para plantear ideas, priorizarlas y financiarlas. El proceso TenStep no incluye este trabajo previo y no lo considera como parte del proceso de Dirección del Proyecto (TenStep Inc., ha desarrollado una metodología para ello llamada PortfolioStep). El proceso TenStep empieza en este punto cuando el proyecto es formalmente definido y cuando se ha asignado un gerente de proyecto. Se asume que la justificación de negocio, los fondos y la aprobación de recursos han sido ya completados.

 

A5.P8 El proyecto oficialmente inicia cuando se ha asignado el Gerente de Proyecto

 

Generalmente la primera tarea del gerente de proyecto es definir formalmente el trabajo utilizando el documento del Acta de Proyecto y desarrollar el cronograma y el presupuesto. Esta definición de la fecha de inicio del proyecto se aplica incluso si el gerente formal del proyecto no realizó el Acta del Proyecto y cronograma (pueden haber sido completados de manera anticipada). Hay que recordar que la Dirección del Proyecto es un rol. Quienquiera que complete el Acta del Proyecto y el cronograma está cubriendo el rol de gerente de proyecto, aún si otra persona es asignada al rol formal posteriormente.