La definición del alcance es
quizás la parte más importante del proceso de definición y planificación
inicial. Si no conoce lo que está entregando y cuáles son las fronteras del
proyecto, no tiene oportunidad de tener éxito. Si no ha hecho un buen trabajo
definiendo el alcance, la gestión del alcance será casi imposible.
El propósito de la
definición del alcance es describir claramente y lograr un acuerdo con
relación a las fronteras lógicas de su proyecto. Los postulados del alcance
son utilizados para definir qué es lo que está dentro de las fronteras del
proyecto y qué es lo que está afuera de esas fronteras. Entre más aspectos
del alcance pueda identificar, mejor será su proyecto. Los siguientes tipos
de información pueden ser útiles en la definición del alcance
·Los entregables que están en el alcance y fuera del
alcance. Debe definitivamente incluir entregables en su
postulado de alcance. Sin embargo, solamente describa los entregables finales y
los entregables del proyecto en los que el cliente está enfozado.
Todos sus entregables finales deben estar listados. Además, el reporte de
requerimientos del negocio y el diagnóstico del estado actual pueden listarse
como entregables del proyecto ya que ambos son entregables aprobados por el
cliente. No necesitaría mencionar documentos internos del proyecto tales como
el cronograma del proyecto, el diseño técnico o los casos de prueba. El
patrocinador no entiende esos entregables y de cualquier forma no los va a ver.
·Los principales procesos del ciclo de vida que esta
enel alcance y fuera de él. Por ejemplo, su proyecto puede incluir solamente la Fase de Análisis
y no las de Diseño, construcción o pruebas.
·Los tipos de datos que están en el alcance y fuera de él.
Los “tipo de datos” se refieren a la categoría
del negocio de los entregables tales como datos financieros, datos de ventas,
datos de los empleados, etc. Es posible que su proyecto trabaje con algunos
tipos de datos y no lo haga con otros.
·Las fuentes de datos (bases de datos) que están en el
alcance y fuera de él. Esto es similar a los tipos de datos,
excepto que ahora se está refiriendo a los datos agregados tales como base de
datos de clientes, Contabilidad general, sistema de facturación y cobranza,
etc. (estas fuentes de datos pueden tener más de un tipo de datos.)
·Las organizaciones que están en el alcance y fuera de él.
En algunos casos, las organizaciones involucradas en el
proyecto ayudan a definir las fronteras. Por ejemplo, su proyecto puede ser
aplicable a los departamentos de Recursos Humanos y Contabilidad, pero la
división de Manufactura puede estar fuera del alcance.
·La principal funcionalidad que está en el alcance y fuera
de él. Por ejemplo, los reportes de apoyo a la toma de
decisiones y a la administración pueden estar en el alcance, mientras que el
proceso en lote nocturno puede estar fuera del alcance.
5.0.1.P2
Utilizar objetivos de alto nivel como su punto de inicio
Cuando el proyecto fue propuesto para financiamiento, debe de haber
habido un conjunto de objetivos de alto nivel y entregables definidos. Puede
que incluso algún tipo de postulado de alcance de alto nivel. Cualquier
información que fue creada anteriormente debe ser usada como punto de inicio
para definir el alcance más detalladamente para el Acta del Proyecto. Si
encuentra que no tiene suficiente información para crear un postulado de
alcance comprensible, debe trabajar con el patrocinador para reunir información
adicional. Este es uno de los propósitos principales del proceso de definición
y planificación.
Si tiene objetivos del proyecto, mírelos para ayudar a afinar los
postulados del alcance. Por definición, se deben crear uno o más entregables
para cumplir cada objetivo, y definir los entregables del proyecto es uno de
los aspectos principales del alcance del proyecto. Después de determinar los
principales entregables que el proyecto producirá, empiece preguntado otras
cuestiones para determinar otros aspectos del alcance. Los entregables
describen “qué” va a entregar el proyecto. Puede también
identificar “qué” organizaciones serán impactadas,
“qué” tipo de datos se necesitan, “qué” facilidades y
funciones principales se necesitan, etc.
Como un punto de claridad y contraste, puede también identificar
condiciones fuera del alcance al describir entregables que no serán creados,
qué organizaciones no serán impactadas, qué facilidades y funciones no serán
incluidas, etc. Por supuesto, hay un número infinito de postulados fuera de
alcance. Para propósitos de la definición del alcance, puede incluir solamente
aquellos postulados que ayudan a definir las fronteras del proyecto y áreas
sensibles relacionadas sobre las que el lector pueda tener preguntas. Por
ejemplo, Si estuviera instalando un software financiero, puede declarar que un
nuevo paquete de Cuentas por Pagar está en el alcance, pero el Sistema de Compras
está fuera del alcance. Esto haria sentido ya que los
procesos de Compras y de Cuentas por Pagar están relacionados y puede haber
preguntas de si el Sistema de Compras estaba en el alcance. Sin embargo, no
tendría que listar cada sistema que está fuera del alcance – solamente
sobre los que el lector puede preguntar.
Es una buena práctica documentar aquellas organizaciones que están en
el alcance y aquellas relacionadas que están fuera de él. Los lectores pueden
entonces determinar más fácilmente si son impactados o si se espera que
participen en el proyecto. Asimismo, puede hacer sentido el identificar las
organizaciones que están en el alcance de manera que pueda tener gente de esas
organizaciones representadas en el equipo del proyecto – quizás en un comité
de dirección.
5.0.1.P3
Alineando Objetivos y Alcance
Cuando ha terminado de crear los postulados de objetivos y alcance,
regrese y asegúrese de que todos están alineados. No debería tener objetivos
que hagan referencia a entregables que no están definidos en los postulados del
alcance. Si no está construyendo algo para satisfacer un objetivo, no será
capaz de completar satisfactoriamente el objetivo.
Igualmente, No desea incluir entregables en el alcance de su proyecto
que no ayuden a alcanzar los objetivos del proyecto. Si está proponiendo
construir entregables que no ayudan a alcanzar los objetivos de su proyecto,
necesitaría preguntarse el porqué. Debido a que los objetivos describen el
propósito del proyecto, ¿por qué querría construir entregables que no ayudan a
alcanzar sus objetivos?
Si los objetivos y los entregables en su sección de alcance no están
alineados, necesita determinar cómo alinearlos.
·Si tiene un objetivo sin entregable,
necesita validar si el objetivo es realmente importante. Si así es , necesita agregar o modificar los entregables para
satisfacer el objetivo.
Si tiene
muchos entregables si un objetivo, entonces tiene que preguntarse si el
entregable es realmente importante. No no es así,
entonces remuévalo del proyecto. Si el entregable es realmente importante,
necesita trabajar con el patrocinador para determinar los objetivos del negocio
para crearlo, Es como si el objetivo fuera válido, pero no ha sido dicho aún.
